ตรวจสอบ ไอที

it audit คืออะไร

It audit  หรือมีชื่อเต็มว่า  Information technology audit  คือ การตรวจสอบด้านเทคโนโลยีที่ใช้ควบคุมการทำงานทุกอย่างขององค์กร  หรือบริษัท ให้เป็นไปตามมาตรฐานต่างๆ  การตรวจสอบที่ว่านี้จะคลอบคลุมทุกส่วนขององค์กร  ที่มีการประมวลผลอัตโนมัติด้วยคอมพิวเตอร์ และยังรวมถึงข้อมูลบางส่วนที่งานคอมพิวเตอร์ยังไม่ครอบคลุมสำหรับในบางบริษัท

ดังจะเห็นได้ว่าทุกวันนี้คอมพิวเตอร์มีบทบาทสำคัญในการทำงาน  เพื่อการประมวลผล  และการจัดเก็บข้อมูลทุกอย่างอย่างเป็นระบบ  ดังนั้น it audit จึงมีความสำคัญกับการดำเนินงาน  และการวางแผนบริหารงาน ของทุกบริษัทอย่างยิ่งยวด  ทั้งนี้เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ที่ดีและมีประสิทธิภาพสูงสุดในการบริหารงานตรวจสอบ

IT Audit

โดยปกติ  การทำงานของระบบคอมพิวเตอร์ในออฟฟิตทุกที่  จะมีความสัมพันธ์กันตลอดเวลา  ไม่ว่าจะมีการทำรายการใดใดก็ตามแต่  ท้ายที่สุดแล้วข้อมูลทั้งหมด  จะถูกส่งเข้าไปยัง ฐานข้อมูลของบริษัท  เพื่อประมวลผลและเก็บเป็นข้อมูลการทำงานทุกๆรายละเอียด  ตัวอย่างที่เห็นกันแบบง่ายที่สุด  คือการซื้อสินค้าในห้างสรรพสินค้า  เงินที่เราจ่ายจะถูกบันทึกด้วยระบบอัตโนมัติ  ทั้งรายละเอียดของชนิดสินค้า ราคาสินค้า  วันเดือนปีและเวลาที่ทำรายการ  การจ่าย  การทอนเงิน  การรูดบัตรเครดิต  หมายเลขเครื่องคิดเงิน  พนักงานที่ให้บริการ  รหัสและรายการสินค้าที่ซื้อไป

ผู้ตรวจสอบ  หัวหน้าผู้รับผิดชอบ IT Audit ทำงานในช่วงเวลานั้น   ข้อมูลสต๊อกของสินค้าที่เหลือ และข้อมูลอื่นๆ นอกจากนี้  ยังมีการบันทึกภาพการับจ่ายเงินอีกด้วย   ในกรณีที่เกิดการทอนเงินผิด แล้วลูกค้าเข้ามาแจ้งกับทางพนักงานว่ามีการทอนเงินผิด  การตรวจสอบในทุกขั้นตอนจะเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว  เพราะมีระบบคอยซัพพอร์ตในเรื่องเหล่านี้อย่างครบถ้วน  เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบจะทำการตรวจสอบหลักฐานต่างๆ  และสามารถจัดการให้เกิดความถูกต้องได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ซึ่งความเป็นจริงแล้ว  ข้อมูลทุกอย่างจะถูกบันทึกเอาไว้ในระบบและจะถูกนำมาตรวจสอบอย่างละเอียดอีกครั้งเมื่อต้องการ  งาน it audit อาจยิบย่อยตั้งแต่เวลาเข้าออกของพนักงาน การขาดลา มาสาย แผนการดำเนินงาน  การบริหารงาน  การขาย  การเงิน  การบัญชี  การคืนสินค้า การรับสินค้าเข้ามา  และการส่งสินค้าออกไป  งานจัดซื้อ  งานตรวจสอบสินค้า  งานบริการ  งานรักษาความปลอดภัย  เลยไปจนถึงงานซ่อมบำรุง เป็นต้น  แสดงให้เห็นว่าหน้าที่ตรวจสอบเทคโนโลยีดังกล่าว  ครอบคลุมทุกขั้นตอนของการทำงาน

 

โดยปกติ  การวางแผนเพื่อการตรวจสอบด้าน it audit จะมีขั้นตอนที่เกี่ยวข้องอยู่ 2 ส่วน  นั่นคือ ขั้นตอนของการรวบรวมข้อมูลและการวางแผน  ส่วนที่สองคือ การทำความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้างการทำงานที่ใช้กันอยู่ในองค์กรนั้นๆ  ซึ่งขั้นตอนทั้งหมดมีจุดหมายร่วมกันคือ  การป้องกันความเสี่ยงที่จะสร้างความเสียหายให้แก่องค์กร  ทั้งเรื่องเล็กน้อยไปจนถึงเรื่องที่มีความสำคัญมากๆ  ดังนั้นผู้ที่ทำหน้าที่ตรวจสอบ it audit จะต้องเป็นผู้ที่เข้าใจโครงสร้างการทำงานของบริษัททุกขั้นตอน  อย่างละเอียดในทุกๆเรื่อง รวมไปถึงแผนและนโยบายของบริษัท

และคนเหล่านี้  จะวิเคราะห์ได้ถึงปัญหาและความเสี่ยงต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้ในทุกขั้นตอนของการดำเนินงาน  ซึ่งทั้งหมดนี้  จะมีประโยชน์ต่อการวางแผนการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ  การป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้ทุกอย่าง  จัดการกับทุกความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้  รวมถึงการวิเคราะห์ต้นทุนของบริษัท  ซึ่งทุกส่วนเป็นเรื่องสำคัญที่จะแสดงให้เห็นความเป็นไปได้และผลการดำเนินงานขององค์กรนั้นๆ

 

ตรวจสอบ ไอที

สิ่งที่ผู้ตรวจสอบ IT Audit ต้องทราบ

และทำความเข้าใจ  เพื่อใช้ประกอบการตรวจสอบภายในที่มีประสิทธิภาพ

  • –  ความรู้เกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจของบริษัท
  • –  ผลการตรวจสอบ it audit ในปีที่ผ่านมา
  • –  ข้อมูลทางการเงินในปัจจุบัน
  • –  กฎเกณฑ์ที่บังคับใช้ในการดำเนินงาน
  • –   การประเมินความเสี่ยงโดยธรรมชาติ

และหากเกิดความผิดพลาดในการดำเนินงานจริง  ทั้ง 5 ส่วนที่ IT Audit ใช้เป็นข้อมูลหลักที่กล่าวมา  จะเป็นเครื่องมือที่ดีในการวางแผนการตรวจสอบ  และเลือกพื้นที่คาดว่าจะมีความผิดพลาดได้อย่างตรงจุด  สิ่งเหล่านี้ยิ่งรู้เร็ว  รู้ละเอียด ก็ยิ่งอุดรูรั่วได้เร็วและทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ  ส่งผลให้ความเสียหายที่เกิดขึ้นเป็นเพียงจุดเล็กๆ  ไม่ทันจะได้บานปลาย อันจะส่งผลกระทบถึงภาพรวมในการบริหารงานขององค์กร  อย่าลืมว่า  รูรั่วเพียงนิเดียวในวันนี้  หากปล่อยทั้งเอาไว้  อาจจะส่งผลกระทบที่ใหญ่โตบานปลายได้ในวันหน้า และนั่นอาจหมายถึงความล้มเหลวในการบริหารงานขององค์กรก็เป็นได้

การทำ IT Audit เพื่อตรวจสอบข้อมูลที่ดี ควรเป็นอย่างไร

ดังนั้นทุกๆข้อมูลที่ it audit ทำการตรวจสอบ จะเป็นข้อมูลที่ดีในการเริ่มต้นวิเคราะห์ผลกระทบทุกอย่าง  อันจะสร้างความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้ทั้งในปัจจุบันและในอนาคต  นอกจากนี้การวิเคราะห์ที่ตรงจุด ยังเป็นตัวช่วยที่ดีในการเลือกหนทางการแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ และอาจจะเป็นหนทางแก้ปัญหาที่ถาวรได้ในอนาคต

เราอาจมองเห็นภาพวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบไอที( it audit ) เป็นเพียงแค่การยืนยันว่าระบบการควบคุมภายในที่ใช้งานอยู่  มันมีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหน  เพื่อที่จะช่วยลดความเสี่ยงทางธุรกิจ  ซึ่งหากมองลงไปให้ดีในรายละเอียดของการตรวจสอบ  เราจะพบว่ามันมีความลึกซึ้งและเกี่ยวข้องกับข้อกฎหมาย  ข้อบังคับ  และขอบเขตความรับผิดชอบที่บริษัทหรือองค์กรต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขเหล่านั้น  นอกจากนี้ ยังเป็นการช่วยรักษาความลับของบริษัท  อันเป็นข้อมูลทางธุรกิจที่มีความสำคัญ  ดังนั้น  หากการตรวจสอบ it audit ทำกันอย่างหละหลวม  และไร้ซึ่งความจริงจังและทุ่มเทในการทำงาน  อาจสร้างผลกระทบที่ต่อเนื่องและทำให้เกิดกรณีพิพาทกับหน่วยงานภายนอกได้อีกด้วย  และนั่นจะเป็นการสั่นคลอนความมั่นคงของบริษัทอย่างร้ายแรง

ทั้งหมดนี้คือภาพรวมการทำงานตรวจสอบด้านไอที หรือที่เรียกกันว่า it audit คือการตรวจสอบเทคโนโลยีสาระสนเทศ ซึ่งสร้างประโยชน์มากมายสำหรับการดำเนินงานและการบริหารธุรกิจทุกรูปแบบ  ทั้งนี้หากบางบริษัทมีขนาดเล็ก  ก็ไม่จำเป็นต้องมีฝ่ายตรวจสอบ it audit นี้โดยเฉพาะ  แต่สามารถใช้บริการ ตรวจสอบ it audit จากหน่วยงานภายนอก  ซึ่งนิยมทำกันมากในต่างประเทศ  ซึ่งต้องบอกว่า  คนเหล่านี้ มีความเชี่ยวชาญในการตรวจสอบเป็นอย่างมาก  และที่สำคัญ  ยิ่งเป็นบุคคลภายนอกยิ่งดีในเรื่องความโปร่งใสของการตรวจสอบ  เนื่องจากปราศจากความสัมพันธ์โดยส่วนตัวกับพนักงานภายในอย่างแน่นอน  ทำให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างถูกต้อง  และมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง

แ่านข้อมูลเกี่ยวกับ IT Audit ได้ที่เว็บไซต์ www.teammatesolutions.com